ITTO-07-溝通

7-1 規劃溝通管理

根據利害關係人登錄表,把對的資訊, 在對的時間, 用對的方法, 給對的人

Input (4):

專案管理計劃書	攻略 , 整個專案怎麼做 ,以此為母計劃, 產出子計劃,涵蓋所有的子計劃書	1-2 發展專案管理書
利害關係人登錄表	逐步完善,清單	10-1 辨識利害關係人
企業環境因素	市場狀況,特有條款,當地需求
組織流程資產	企業過去的經驗或知識庫;

TT (5):   魔法記憶分析 - 模,法,技,議,分析

溝通模式	用接收者聽得懂的方式告知; 接收者確認訊息 ; 接收者回饋以確認是否正確
溝通方法	互動式 (Skype), Push (Email) , Pull (Wiki)
溝通技術	考慮 時效性,可用性,專案環境,易於使用,機密性
溝通需求分析	給利害關係人剛剛好的專案資訊。專案組織圖(From:人資管理計劃書)
會議	討論如何溝通,聚集利害關係人,共同討論解決問題及做決策

Output (2):

溝通管理計劃書
專案文件更新

◎PM的職責- 80% 在溝通,澄清需求,規劃以及和利害關係人溝通

◎溝通面向

1. 內部(專案內) vs. 外部(顧客、其他專案、公眾..)

2. 正式(有既定的格式的, 報告、備忘錄、簡報) vs. 非正式(電子郵件、特定目的討論..)

3. 垂直(組織內上下層級) vs. 水平(同儕之間)

4. 官方(組織通訊、年度報告) vs. 非官方(記錄外的溝通)

5. 書面(Written 複雜) vs. 口頭的(Oral , Spoken 有效率的)

6. 語言的 vs. 非語言的(Non-verbal聲調變化、肢體語言,55%)

PS.遠矩離的著重於正式書面

◎溝通技巧

1. Listening activively 主動傾聽(複述並請對方確認)

2. Listening effectively 有效地傾聽(觀察對方的肢體及表情,思考如何表達或回應,複述並提供回饋, 引導溝通的方向)

7-2 管理溝通

依計劃來處理所收集到的資訊,創造很好跟利害關係人溝通的手段

管理溝通 = 資訊發佈 + 不清楚之處再進一步提供資訊

Input (4):

溝通管理計劃書		7-1 規劃溝通管理
工作績效報告Reports	用來解決問題,和利害關係人溝通	從監控流程
企業環境因素
組織流程資產

TT (5):   魔法寄報告系統

溝通模式
溝通方法
溝通技術
報告績效	報告績效是管理溝通的工具之一。它主要是用來蒐集和提供績效資訊給利害關係人。報告績效必須對每個利害關係人提供適合其層級與需求的資訊，其格式可以是簡單的現況報告或現況儀錶板，也可以是包含：專案現況、專案進度、實獲值分析和預測分析等詳細的綜合性報告
資訊管理系統	可以是紙本,電子

Output (4):

專案溝通 Project Communications	是一個活動,讓利害關係人理解資訊的活動
專案管理計劃書更新	(應該有變更申請)
專案文件更新
組織流程資產更新

◎有效資訊發佈

1. 發訊-收訊模式: 回饋迴路、溝通障礙

2. 媒介選擇: 書面或口頭溝通

3. 撰寫風格: 主動或被動語氣、句子結構及單字選用

4. 會議管理技術: 議程及衝突處理

5. 簡報技術: 肢體語言與視覺輔助設計

6. 促進技術: 建立共識與克服障礙

7. 傾聽技術

7-3 控制溝通

依計劃溝通,根據利害關係人的反應, 逐步完善

可Trigger 7-1規劃溝通管理 及 7-2管理溝通

Input (5):

專案管理計劃書	主要是溝通管理計劃
專案溝通		7-2 管理溝通
議題紀錄 Issue Log		10-3 管理利害關係人參與
工作績效資料(Data)	有七個,範時成品,缺,變,KPI
組織流程資產

TT (3):   專家會系統

專家判斷	判斷衝擊及必需的行動
會議
資訊管理系統

Output (5):

工作績效資訊(Information)	基準-實際值=衡量值
變更申請
專案管理計劃書更新
專案文件更新
組織流程資產更新

◎溝通管道

1. 有效能的溝通: 資訊以正確的格式，在正確的時間及獲致良好的影響下提供 => 僅提供所需要的資訊

2. n表利害關係者數目，溝通管道 = n(n-1)/2

3. n表原來的利害關係者，m表新增加的數目；人員增加時，所增加的溝通管道= (n x m) + m(m-1)/2

◎溝通技巧

1. Listening activively 主動傾聽(複述並請對方確認)

2. Listening effectively 有效地傾聽(觀察對方的肢體及表情,思考如何表達或回應,複述並提供回饋, 引導溝通的方向)

3. 教育以增加團隊知識, 使團隊運作更有效 => 提升效能

4. 發掘事實以辨識或確認資訊,詢問、調查想法與立場 =>促進瞭解

5. 設定並管理期望 6. 勸說他人或組織採取行動

7. 激勵士氣 8. 扮演Coaching以提什績效及達到期望的效果

9.以談判達成可接受的協議 10.化解衝突 11.摘要、重述要點，並確認後續的步驟