ITTO-06-人力資源

◎專案經理角色

1. 傳統角色: 專注於規劃、指導、組織，及類似性質的專案活動

2. 專案環境: 只要適切可行就應授權，包含教導、激勵、發展團隊績效、及管理主要利害關係者的期望

3.專案團隊每個人都有自己角色與責任，專案管理團隊(核心,經營管理或領導小組)則是協助PM管理,小專案只有PM一人

4.專案經理必需很清楚地定義利害關係人的角色與責任，以降低專案進行的衝突 (PM,專案團隊,客戶代表,商業夥伴...etc)

5.多重指揮系統，人員借調給專案，結束後歸建，但容易會有PM跟FM (Functional Manager功能經理) 的衝突[因為缺乏共識]

◎專案經理的權利

1. 正式的(Formal): 合法的權力，由組織授權

2. 獎勵(Reward): 最佳，來自組織

3. 懲罰(Penalty): 最壞，來自組織；不得已才使用

4. 專家(Expert): 由自己取得，來自個人；ex: 某領域/主題專家

5. 個人影響力(Referent): 一種態度、風度的影響力，來自個人

6-1 規劃人力資源管理

Input (9):

專案管理計劃書	攻略 , 整個專案怎麼做 ,以此為母計劃, 產出子計劃	1-2 發展專案管理書
活動資源需求	某一的活動需要的人機財	3-4 估算活動資源
企業環境因素	部門功能,組織結構,文化
組織流程資產	經驗庫

TT (5):

專家判斷
人脈建立	例如:跟功能主管的人際關係
組織理論	(1)馬斯洛需求階層理論  (2)赫茲伯格激勵理論  (3)期望理論
會議	取得共識
組織圖與職位說明	設計專案的分工,職責 (OBS , RAM)

Output (1):

人力資源管理計劃書

1.R&R 2.專案組織圖 3.人員管理計劃(培訓,團隊合作及獎勵) 用人管理計畫書(因為不是FM無法直接打考績,故要定義績效獎勵-->要sponsor 簽核à成員才有目標) 人還沒到,不能培訓

6-2 獲得專案團隊

Input (3):

人力資源管理計劃書		6-1 預估活動資源
企業環境因素	功能部門,知道人在哪裡,經驗,專長
組織流程資產

TT (5):

先行指派	先行指派人員加入團隊(在章程)
協商	站在平行的單位溝通
獲得	從外部取得資源
虛擬團隊	不用面對面
多準則決策分析

Output (3):

專案人員派遣	指派人員，包含全職、打工或其他性質的工作類型。
資源行事曆	記錄專案人員可工作的時間
專案管理計劃書更新	沒有變更申請;因為6-1是在規劃階段

◎組織分解結構(OBS)

1. 依專案活動或工作包被列在一個組織的哪一個既有的部門、單位或團隊下而被安排

2. 顯示組織中各個資源之間的某種報告關係

3. 典型上，不顯示與專案組織及工作相關的細節

4. RAM(責任指派矩陣): 顯示工作與專案團隊成員間的關係

 (1) Responsible (執行)

 (2) Accountable (當責): 真正的負責人；一個活動只有一個負責人

 (3) Consult (諮詢)

 (4) Inform (告知)

◎人員管理計劃(Staffing MP)

1. 為HR Plan的一部分

2. 內容包含:

 (1) 人員獲得

 (2) 建立資源行事曆

 (3) 建立人員解編計畫

 (4) 建立培訓需求

 (5) 建立表彰與獎勵

 (6) 確保符合規定與安全

6-3 發展專案團隊: 團隊組建

Input (3):

人力資源管理計劃書		6-1 預估活動資源
專案人員派遣		6-2 獲得專案團隊
資源行事曆		6-2 獲得專案團隊

TT (7):  —訓練團體的規則，是把人人集中表彰

人際關係技巧
訓練
團隊建立活動
基本規則
集中作業
表彰與獎勵
人員評估工具

Output (3):

團隊績效評估	1.個人能力提昇 2.團隊向心力(流動率) 3.團隊綜合績效
企業環境因素更新

6-4 管理專案團隊

追蹤績效，提供指導回饋，協助解決問題，藉由適當管理達到專案績效。

Input (6):

人力資源管理計劃書	!! 不是專案管理計劃書, 因為不是在監控階段	6-1 預估活動資源
專案人員派遣		6-2 獲得專案團隊
團隊績效評估		6-3 發展專案團隊
議題紀錄	記錄與監控 議題 (誰何時發生何事,目前狀態)
工作績效報告	目前狀態與預測比較,獎勵依據
組織流程資產

TT (4): —技巧好的人就可以 關機衝浪

人際關係技巧
觀察與交談
專案績效評鑑	360度回饋方法
衝突管理

Output (5):

變更申請	人力異動
企業環境因素更新
組織流程資產更新
專案管理計劃書更新
專案文件更新

◎衝突管理(Conflict Mgt.)

1. 可協助提高生產力或強化工作關係；傳統上，衝突在規劃逐步形成時發生

2. 衝突來源: 排程優先順序、資源不足、人員工作態度等

3. 專案經理可利用團隊基本規則、團體常規、專案管理實務，使衝突減至最低

4. 衝突特性

 (1) 衝突是常態，且迫使尋求替代方案

 (2) 是一個團隊議題

 (3) 公開坦率可化解

 (4) 解決方案專注於議題，而非人格特質

 (5) 解決方案專注於眼前，而非過去

5. 衝突管理程序 (衝突應及早化解，且在私下以直接、合作的方法處理)

 (1) 妥善管理時，意見分歧是健康的

 (2) 當差異變成負面因素時，專案團隊成員須開始負責衝突化解

 (3) 若衝突升高，專案經理應協助促成一令人滿意的解決之道

 (4) 若破壞性的衝突持續，則須訴諸更正式的程序，包括紀律處分

6. 影響衝突解決方法的因素

 (1) 衝突的相對重要性與強度

 (2) 化解的時間壓力

 (3) 餐與者的職位

 (4) 化解動機是長期或短期

7. 化解技術

 (1) 擱置(Withdrawing)/迴避(Avoiding): 從一個實際或潛在的衝突狀況下撤離

 (2) 緩和(Smoothing)/接納(Accommodating): 專注正面事物，強調同意而非差異之處

 (3) 妥協(Compromising): 找出共同基礎與決議

 (4) 強迫(Forcing): 下達直接命令的行動，僅提供輸-贏的解決方法；最壞的技術

 (5) 合作(Collaborating): 從不同的看法融入多元的觀點及見解，而獲致共同承諾

面對(Confronting)/問題解決(Problem Solving): 透過檢驗備選方案，及一個互相遷就的態度與公開的對話來達成；最佳

◎人際關係技能(Interpersonal Skills)

1. 又稱『軟性技能』(Soft Skills)；ex: 同理心、影響力、創造力、及團體促進等

2. 領導力:

 (1) 使他人完成事情的能力

 (2) 有效領導的主要元素: 尊重、信賴

 (3) 於溝通願景與激勵團隊達到專案績效目標時特別重要

3. 影響力: 在一個適時完成基礎下所影響利害關係者的能力，是專案成功的關鍵。

 (1) 有說服與清晰說明重點與定位的能力

 (2) 高度主動與有效的傾聽技巧

 (3) 在任何狀況不同觀點的考量

 (4) 蒐集相關聯的與關鍵性的資訊以說明重要議題，並在維持相互信任狀況下達成協議

4. 有效制定決策: 對組織與專案團隊的協商與影響的能力。綱要:

 (1) 專注於目的之達成

 (2) 遵循決策制定的流程

 (3) 研究環境因素

 (4) 發展團隊成員的個人素質

 (5) 激發團隊的創新力

 (6) 管理機會與風險

5. 技能: 團隊建立、溝通力、激勵、政治及文化感應度(管理文化差異方法: 團隊成員相互了解、良好的溝通規劃)、協商力(雙贏)等

◎管理理論

1. 馬斯洛(Maslow)需求層級

 (1) 生理 ->安全 ->社會(歸屬) ->自尊(尊嚴) ->自我實現

2. 赫茲伯格(Herzberg): 前提為金錢不產生激勵

 (1) 保健(Hygiene)因子: 主要注重與工作場所有關的方向，ex: 安全環境、穩定薪俸..等

 (2) 激勵(Motivating)因子: 注重論及工作的非財務特性領域，ex:教育、職責、學習機會..等

3. 麥格雷戈(McGregor)理論

 (1) X理論: 舊學派心理，性惡論；相信員工不喜歡工作，需要時時監視

 (2) Y理論: 現代化觀點，性善論；相信員工願意工作，且會努力達成目標

4. 麥克利蘭(McClelland)的成就理論

 (1) 成就需求: 重點在於成功

 (2) 權力需求: 重點在於影響他人

 (3) 隸屬(關係)需求: 重點在於歸屬

5. Paul Hersey情境領導理論

 (1) 專案早期階段: 使用指導(Directing)方法

 (2) 獲得動能階段: 專案開始演進，使用訓練(Coaching)

 (3) 重大工作完成: 動能最大且經歷許多工作成就，使用促進(Facilitating)

 (4) 專案結束階段: 使用支持(Supporting)

6. Hofstede 國家文化差異模型: 定義文化為可以判定一個群體和另一個群體的集體價值觀

7. 月暈理論(Hole Theory): ex: 某人成為PM，只因其在領域內表現良好，而不管其在專案管理的背景培訓如何

8. 期望理論(Expectancy Theory): 員工在專案上做大量的工作並認為報酬會關聯於努力的多寡或被感知的努力

◎管理風格

1. 獨裁的: 具強硬或無約束的權力與權限

2. 有魅力的: 具吸引人的外在性格

3. 教練: 於團隊中引導發揮最佳潛能

4. 指導者: 指引團隊或團隊成員的方向，以完成特定活動或目標。缺點: 可能未看到專案中產生的機會

5. 促進者: 協助保持事項進展、使其發生；非主動，也沒有所有權。缺點: 因不積極而可能未以及時方式規避議題

6. 調停者: 於有異議時嘗試找出一個共同的目標

7. 導師: 類似於教練，但更專注於引導、協助人們承擔新技能與角色。缺點: 可能產生品質議題

8. 有遠見者: 專注於公司的大場面。缺點: 較少注意細節，而可能讓細節溜走以致影響專案的時間軸線

◎團隊建立(Team Building)

1. 為持續的過程，且是專案成功的關鍵

2. 建立五階段 (建議背誦英文):

 (1) 組建(Forming, 形成): 團隊剛建立，依組織規劃需要而安置一起

 (2) 風暴(Storming, 激盪): 成員開始習慣於一起工作時所發生的混亂

 (3) 正軌(Norming, 規範): 團隊行為開始正常化，而成員彼此已習慣

 (4) 風采(Performing, 執行): 為一個團隊的工作、活動

 (5) 解散(Adjourning, 中止): 團隊工作完成

◎決策制定(Decision Making)

1. 基本方式: 指揮(Command)、諮詢(Consultation)、徵詢意見(Consensus)、隨機/拋銅板(Random/ Coin Flip)

2. 影響因素: 時間限制、信賴、品質、接受度

3. 決策模式/流程

 (1) 問題定義(Problem Definition)

 (2) 解決方案發展(Problem Solution Generation)

 (3) 落實行動(Ideas to Action)

 (4) 解決行動規劃(Solution Action Planning)

 (5) 解決方案評估規劃(Solution Evaluation Planning)

 (6) 結果與流程評鑑(Evaluation of the Outcome and Process)

◎HR衡量指標

1. 定性指標

 (1) 團隊成員士氣

 (2) 團隊成員彼此間的人際關係

 (3) 團隊成員對於任務的使命感、或投入程度

2. 定量指標

 (1) 團隊成員流動率

 (2) 團隊成員所負責各任務的進度

 (3) 各領域專業人員的數量