◎PM的工作
1.協助採敗管理人員合約擬定及風險分析 (將風險轉移), 一種風險轉移(Transfer)工具，另一常用風險轉移工具是保險。
2.控制採購，將採購流程與專案需求的時程銜接起來
9-1 規劃採購管理 - 要不要外包, 要外包的話要什麼規格, 怎樣買
Input (9):
風險登錄表
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洞悉到的風險, 判斷是否外包
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6-2 辨識風險
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專案管理計劃書
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主要在講範疇基準
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1-2 發展專案管理書
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需求文件
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內部可做->章程, 內部不可做->外包,証照
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2-2 蒐集需求
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活動資源需求
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才知道要外包什麼
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3-4 預估活動資源
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活動成本估計值
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用以評估標單價格的合理性
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4-2 預估成本
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專案時程
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時程上的限制
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3-6 發展時程
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利害關係人登錄表
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利害關係人在此專案的利益關係
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10-1 辨識利害關係人
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企業環境因素
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市場狀況,特有條款,當地需求
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組織流程資產
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企業過去的經驗或知識庫,公司的政策
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TT (4):
專家判斷
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評估決策
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會議
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和侯選廠商的會議
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自製或外購分析
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自製(閒,完全掌握,機密),外購,租賃
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市場研究
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比較不同的廠商
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Output (7):
自製或外購決策
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根據風險決定是否外包
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採購管理計劃書
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合約,評估廠商,標準化文件,需求協調,風險轉移,績效
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採購工作說明書
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根據範疇基準產出明確的規格書(要買什麼東西)
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採購(招商)文件
Procurement documents
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跟廠商要文件 , 例如: 詢價單(RFQ) , 提案邀請書(RFP)
採購文件是用來獲得潛在賣方的報價建議書，此文件通常包含：合約工作條款、合約範本、保密條款及條件、評估準則、期待的應答方法等。
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商源評選準則
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用以評量賣方Proposal的評分標準
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變更申請
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原本要自己做,後來決定外包
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專案文件更新
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◎合約類型
固定價款合約(FP)
Fixed-Price or Lump-sum contracts
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產品數量跟價格固定 ; 買方必須精確地詳述所邀採購的產品或服務
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FFP,絕對固定價款
Firm Fixed Price contracts
(買方風險最低)
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固定貨品價格，除非工作範疇變更，其價格不得變更
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FPIF,固定價款加獎金合約
Fixed Price Incentive Fee contracts
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1.設定合約價款上限, 及設定罰款
2.將財務誘因(ex: 賣方成本、時程、技術性能有關)與達成約定度量指標相連結
3.最終合約價款依賣方完成所有工作的績效而定
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FP-EPA, 固定價款附經濟賈格調整合約
Fixed Price with Economic Price Adjustement constracts
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1.履約期間長達數年
2.合約附有特殊條款，允許參照可靠的財務指標以預先界定的最終合約價款調整
3.意在保障買賣雙方面對不可控制的外在環境因素
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工料計價合約(T&M)
Time and Material contracts
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(價格表,顧問費)產品數量不定,價格固定
1.經常應用在無法短期內定清楚的工作條款之人事擴增、專家獲得及任何外來支援的狀況
2.於合約中要求設定價款及時間上限，以免成本無限制的成長
3.買方合約的總額及數量未在合約確認
4.通常用於緊急或小金額的採購
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成本可償還合約(CR)
Cost-Reimbursable or Cost-Plus contracts
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實際支出成本+服務費[稽核發票]+ (獎金) ;
當一開始無法精確定義工作範疇及需要調整，或工作本身存在高風險
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CPIF
成本加獎勵金合約
Cost Plus Incentive Fee constracts
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1.執行合約的正當成本加上預先界定(達到目標)的獎勵金
2.成本差異部分，由買賣雙方依預先商議成本分攤公式進行分攤(罰款或獎勵)
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CPAF
成本加獎金合約(月)
Cost Plus award Fee contracts
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1.獎金必須滿足合約所定義主觀的績效準則
2.買方對賣方績效為主觀認定，通常無法訴諸裁判
3.獎金可分給予
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CPFF,Cost Plus Fixed Fee contracts
成本加固定服務費合約
(買方風險最高)
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1.賣方所有執行合約的正當成本再加上一筆專案初估成本的某百分比的固定服務費
2.服務費不受績效影響，且金額不會改變，除非範疇變更
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◎採購(招商)文件
投標邀請書(RFB)或邀標書(IFB)
Invitation for Bid ;
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通常用於政府的公告招標過程；與RFP特性類似
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提案邀請書(RFP)
Requestion for Proposal ;
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(1) 用來請求賣方對所要求之工作有關的進行方式、價格及重要細節，提出執行建議
(2) 通常用於較大型、較高價格、與客製化的產品或服務
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詢價單, 報價邀請書(RFQ)
Request for Quotation
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(1) 用來請求一項標準品項的價格
(2) 通常用於小金額的請求建議書，或不需高程度客制化商品類型的產品
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◎工作條款
1. 設計(Design):
(1) 由買方提供賣方所需一切明確的細節
(2) 通常是用於固定價格的合約
(3) 買方確切知道何者是需要的，並希望沒有來自規格上的差異
2. 功能性(Functionality):
(1) 由買方向賣方詳述開發新的系統所需的功能性
(2) 通常適用於成本外加(Cost Plus)的合約
(3) 買方唯一顧慮的是供應商達成所需要的目標
◎非競爭型態採購
1. 唯一來源(Sole Source)
(1) 使用沒有其他競爭者的公司
(2) 通常具專利或某種其他類型的智慧財產權
2. 單一來源(Single Source)
(1) 選擇比較喜愛一起共事的夥伴，或決定不尋求競爭者
9-2 執行採購： 採購在執行 => 招商, 評選, 簽約(議價)
Input (8):
採購管理計劃書
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如何貨比三家,告知怎麼買,結束採購如何管理
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9-1 規劃採購管理
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自製或外購決策
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9-1 規劃採購管理
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採購(招商)文件
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9-1 規劃採購管理
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採購工作說明書(SOW)
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明確的規格書(要買什麼東西)
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9-1 規劃採購管理
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商源評選準則
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9-1 規劃採購管理
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專案文件
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更新後的風險登錄表, 以及風險相關合約決策
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9-1 規劃採購管理
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賣方建議書
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根據採購文件的回應,如報價單
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組織流程資產
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合格的賣方名單, 企業過去的經驗或知識庫
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TT(7): 招商(2) , 評選(4), 議價(1)
投標人會議*
Contractor conference
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投標說明會;對投標人說明
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廣告
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政府公告,找潛在
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建議書評估技術
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依加權系統可算出個別建議書的分數,以做全部的整體評估及比較
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專家判斷
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評估建議書 ;
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分析技術
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分析廠商能力是否能滿足專案需求
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獨立評估
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找出「合理成本」的估算；要有市場價格；底標(Benchmark)
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採購談判
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談判釐清結構、需求及其他採購條款，使買賣雙方於簽約前達成協議
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*需要注意 1.有無共謀(Collusion) 或 賣方不願在競爭對手前提出問題
Output (6):
選定的賣方
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協議(含合約)
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簽合約
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資源行事曆
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紀錄資源數量,可用性,何時可被應用
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變更申請
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原本要外包,後來又轉自製
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專案管理計劃書更新
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三大基準,溝通管理計劃書,採購管理計劃書
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專案文件更新
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◎投標人會議
1. 又稱合約商會議、供應商會議、投標前會議
2. 於投送標單或建議書之前，預期的賣方與買方之間的會議；目的:
(1) 讓任何潛在的議題得到釐清
(2) 確保所有預期的賣方對於採購有清楚且相同的了解
(3) 沒有任何一位投標人受到差別待遇；須確保所有預期的賣方都聽到任一賣方提出的問題，及所有買方的回答
3. 採取合理的步驟，確保潛在賣方公平報價，沒有勾結串騙(Collusion)
◎採購談判
1. 談判釐清結構、需求及其他採購條款，使買賣雙方於簽約前達成協議
2. 談判訂定買賣雙方均可執行的合約文件 (PM目的在求得公平合理的價格，而非求得我方最大利益)
3. 談判主題: 責任、變更權責、適用條款、管轄法律、技術、營運管理方法、產權、合約融資、技術解決方案、總時程、付款及價格等
4. 專案經理於談判時出席以提供協助，及視需要澄清專案之技術、品質、及管理需求
5. 建立買賣雙方良好的關係
◎合約
1. 是買方與賣方之間的法律文件；代表一份對兩造有約束力的協定
2. 合約能生效的五基本要素 => CCOLA
(1) 能力(legal Capacity): 請約的對象要有法律行為能力，資格、法定年齡、個別的法律實體
(2) 對價(Consideration): 從賣方到買方改變項目的所擁有
(3) 要約(Offer): 為某事交換某事的提議
(4) 合法目的(Legal purpose): 合法事情的合約成立
(5) 接受(Acceptance): 買方願意接受自賣方的要約, (3) + (5) = 雙方合意
3. 採購合約包含條款(Terms)與條件(Conditions)
(1) 確保所有的採購滿足專案特定需要
(2) 同時又遵循組織之採購策略
(3) 是專案管理團隊的責任
4. 在不同應用領域，又稱同意書、協定、轉包契約、或採購單
5. 簽訂產品或服務合約，是一種分派管理潛在風險責任或分擔潛在風險的方法
9-3.控制採購 : 廠商在控制, PM變 Sponser
Input (6):
專案管理計劃書
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實際上是採購管理計劃書,但若改變,會影響其他的子計劃 , 基準
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1-2 發展專案管理計劃書
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採購(招商)文件
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9-1 規劃採購管理
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協議(合約)
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9-2 執行採購
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獲準之變更申請*
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廠商的變更申請。
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1-5 實施整合控制
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工作績效報告
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廠商提供,含技術文件檔及工作績效資訊(已完成的交付成果 , 未完成的進度)
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工作績效資料
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PM要掌握交付標的的品質
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*內部: 5-3 控制品質 , 1-3 指導及管理專案工作
TT(7):
合約變更控制系統
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是整合變更控制的一部份
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採購績效審查
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用於辨識績效的達成與否 (進度,範疇,成本,品質)
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檢驗及稽核
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辨別賣方的工作流程或交付標的的缺點
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報告績效
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透過賣方採購報告,評估是否有效達到目標
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付款系統
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由買方的應付帳款系統執行
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求償管理(爭議管理)
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1.對買賣雙方因變更所產生的費用,所產生的爭議
2.賣方未依合約執行應先發Default letter，不能片面停止付款(已完成的部份還是必須付款)
3.不可因買方本身問題而停止付款
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紀錄管理系統
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PMIS的一部份,用來做買賣往返文件的管理
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Output (5):
工作績效資訊
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監控各部份是否有如期完成;提供日前或潛在的問題,並可做為日後索購或新採購工作的依據
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變更申請
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專案管理計劃書更新
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更新時程計劃書、時間基準、成本基準
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專案文件更新(documenttation)
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Procurement documentation, 包括合約, 技術文件 , 賣家績效報告, 財務証明, 變更申請
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組織流程資產更新
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9-4 結束採購： PM做行政結案
1.合約提前終止是合約結束的特例，可由雙方協商一致產生或因一方違約產生。雙方在提前終止情況下的責任和權利在合約終止條款中規定。
2.依據合約條款，買方可有權隨時終止整個合約或部分項目(不論原因)。但基於合約條款，買方可能需要對賣方進行賠償，並就已完成和驗收的相關工作支付報酬。
Input (2):
專案管理計劃書
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1-1 發展專案管理計劃書
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採購文檔
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Procuement documentation
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3-3 控制採購
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TT(3):
採購稽核
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確認採購合約的成功與否,供日後參考;要求廠商做 lesses learn
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採購談判
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協調 沒做到的 需求怎麼做
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紀錄管理系統
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Output (2):
結束的採購
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驗收清單，買方提供「完工証明書」或「驗收証明書」
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組織統程資產更新
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lesson learned ,Procurement file (採購檔案)
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◎結束採購
1. 為完成每一項採購的流程；涉及驗證所有工作及交付標的是可接受的，且支援結束專案或階段流程
2. 流程包含: 確認未決求償、更新紀錄反映最終結果、資料建檔供未來使用等行政流程
Procurement file / contract file (採購檔案) = 整理好有索引的合約文件。採購檔案是結束採購流程的產出，它是一套完整，且包含索引的合約文檔，此文檔是專案的最終檔案，會納入組織流程資產中，以供其他專案參考，或作為日後當該合約發生爭議時的參考依據。採購檔案應包含但不限於：協議、變更情求(包含：核准的和拒絕的)、賣方的建議書、賣方的績效、財務紀錄、稽核紀錄和經驗教訓紀錄。
